Es normal que las empresas, negocios, compañías, emprendimientos, entre otros, requieran de proveedores, bien sean de productos o servicios, incluso ambos, ya que son aquellos que, como indica su nombre, se encarga de proveer a los solicitantes de sus pedidos según lo que ellos mismos ofrecen.
Es ideal encontrar proveedores responsables en todos los sentidos, que cumplan a tiempo con los pedidos, y por supuesto, que tengan los mejores precios para obtener más ganancias según lo que se brinde al público.
Existen diferentes maneras de pedir información a los proveedores de productos o servicios, pero una de ellas que es bastante formal, y por lo tanto, adecuada en muchos casos, es haciéndoles llegar uno de los modelos de carta de solicitud de información a proveedores, tales como los que encuentras aquí, que puedes usar libremente, hasta teniendo en cuenta los consejos brindados para que hagas tu carta.
Plantilla para pedir a proveedores información
(Membrete de la empresa)
(Fecha completa, ciudad, país)
Asunto: solicitud de información
Un saludo cordial,
Es (nombre y apellido) quien les hace llegar esta carta, gerente general de Empresa El Grande, y en nombre de la empresa les escribo para solicitar información directamente con ustedes, ya que nos interesa que sean nuestro proveedores.
Investigando y haciendo comparaciones, creemos que ustedes como empresa tienen los productos que nos interesan, y basándonos en lo hallado con respecto a todo lo relacionado a su servicio como proveedores, nos sentimos más convencido de ello.
Sin embargo, a través de esta carta, lo que queremos es oficializar la petición de información de los siguientes puntos, para que dependiendo de su respuesta, podamos entonces contar o no con su servicio de proveedor al solicitar ciertos productos:
- Información solicitada n°1
- Información solicitada n°2
- Información solicitada n°3
Quedo atento,
(Nombre y apellido)
(Nombre del cargo)
(Medios de contacto)
Ejemplo para solicitar información a proveedores
(Membrete de la empresa)
(Fecha completa, ciudad, país)
A quien corresponda,
En nombre de la empresa (nombre de la empresa), nos dirigimos a ustedes, nuestro proveedores (nombre de la empresa proveedora), para solicitar formalmente información relacionada con algunos productos.
Lo que requerimos es información acerca del precio de cada pedido de productos, y todo el proceso para traerlos hasta nuestras instalaciones, para llevar un control más detallado sobre nuestros gastos como empresa, pero igualmente todo lo relacionado con lo que respecta a su calidad, y por ello debemos saber más sobre el traslado.
Sabemos que anteriormente no habíamos hecho tal solicitud, pero por nuevas políticas de la empresa, nos vemos en la obligación de obtenerla de primera mano, es decir, de nuestros proveedores, que son Uds.
Muchas gracias,
(Nombre y apellido)
(Nombre del cargo)
(Medios de contacto)
Carta para pedir información a proveedores
(Membrete de la empresa)
(Fecha completa, ciudad, país)
Asunto: solicitud de información
Estimados,
Por medio de la presente carta, yo (nombre y apellido), quien se encarga de (cargo en la empresa), quiero pedir información de manera formal con respecto a los servicios de los cuales nos proveen (especificar servicios).
Lo que nos gustaría saber es si los precios de dichos servicios han aumentado, pues nuestra última facturación han sido más elevada de lo normal, o si ha ocurrido algo en especial por lo cual la factura tenga un monto superior, nos gustaría saberlo.
Es importante para nosotros mantenernos dentro del presupuesto en cuanto a gastos de la empresa, para poder seguir brindado los mejores precios a nuestros clientes, y así seguir contratando sus servicios.
Como representante de la empresa, hablo por todos cuando les digo que nos encantaría recibir una respuesta explicativa lo más pronto posible de su parte, mientras tanto, quedaré atento por los medios de contacto.
Atentamente,
(Nombre y apellido)
(Nombre del cargo)
(Medios de contacto)
Modelo simple para pedir información a proveedores
(Membrete de la empresa)
(Fecha completa, ciudad, país)
Estimados proveedores,
Desde la empresa (nombre de la empresa), le hacemos llegar esta carta con la finalidad de pedirles información directamente, ya que son ustedes quienes nos proveen de productos como (indicar los productos).
La información que requerimos es (indicar claramente cuál es la información que se pide), la cual solicitamos porque (dar una breve explicación sobre por qué se pide la misma).
Consideramos que la misma es importante para poder seguir solicitando así el servicio que ustedes nos ofrecen, y esperamos que puedan seguir ofreciéndonos por mucho tiempo.
Hasta la próxima,
(Nombre y apellido)
(Nombre del cargo)
(Medios de contacto)
Ejemplo de carta para solicitar información a proveedores
(Membrete de la empresa)
(Fecha completa, ciudad, país)
Asunto: solicitud de información
Antes que nada, reciban un cordial saludo,
Mi nombre es Eric Márquez, encargado de todo lo relacionado a los pedidos a proveedores que surten nuestra empresa, y mediante la presente carta, quiero solicitarles a ustedes, que son uno de nuestros proveedores, información importante.
Tal información que deseamos solicitar no es otra sino aquella que tiene que ver netamente con los siguientes productos que mencionaré:
- Producto n°1
- Producto n°2
- Producto n°3
- Producto n°4
- Producto n°5
La información que queremos es (explicar de manera específica cual es la información que se requiere y porque se solicita).
Tanto yo, como la empresa, esperamos su máxima colaboración para atender a estos asuntos, pues nos son necesarios en este punto, por lo que estaré esperando su respuesta a través del medio que ustedes prefieras.
Atentamente,
(Nombre y apellido)
(Nombre del cargo)
(Medios de contacto)
¿Cómo hacer una carta para pedir información a proveedores?
Existen muchas razones por las cuales se puede hacer necesario pedir información a los que proveen servicios y/o productos, y si quieres obtener la misma, debes procurar escribir por tu cuenta una carta con los siguientes puntos:
- Membrete de la empresa. Una de las primeras líneas a escribir en cuanto a esta carta se refiere, es el membrete de la empresa completo, o quizás de la marca o negocio, según aplique, para poder identificarse a sí mismos.
- Fecha con lugar. Es verdad que la fecha y el lugar parecen simplemente dos datos que no tienen gran importancia, pero la tienen, por ello se pone justo debajo del membrete anterior, y no se puede olvidar colocarla, idealmente.
- Asunto de la carta. Suele ser positivo colocar el asunto, porque adelanta de que se trata de la misma, aunque no es indispensable su colocación.
- Datos del escritor. Para ser formales, pero correctos, poner el nombre de quien escribe la misma, es ideal, así no se percibirá como una carta genérica por parte de la empresa, negocio u otro que la envía.
- Datos del receptor. Si sabes bien quien es la persona que recibirá la carta, y que te dará la información, entonces escribe explícitamente su nombre.
- Contenido de la carta. Es en el cuerpo de la carta en la sección que vas a colocar entre párrafos todo el contenido que motiva a escribirla, pidiendo en este caso la información o las informaciones que necesitas de tus proveedores.
- Cierre cordial. La cordialidad siempre es importante, y no solo al inicio, del mismo modo al final, que basta con poner una frase como ‘se despide’.
- Medios de contacto. Lo ideal es que la información se haga llegar con otra carta, pero puede hacerse a través del correo electrónico o desde una llamada, por ende, pon al final los medios de contacto para ello.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
Por lo general puede bastar con aplicar cada uno de los puntos anteriormente mencionados y explicados, pero es mucho mejor tener en cuenta otros aspectos como son los que estaremos señalando a continuación:
Lenguaje formal
La mayoría de las cartas deben redactarse pensando en hacer uso correcto del lenguaje formal, sobre todo en estos casos, cuando se recurre a una empresa proveedora. Sin embargo, utilizar algo de lenguaje informal no es algo negativo, al contrario, en este caso puede percibirse como ameno, aunque teniendo el foco principal en la formalidad.
Ser específico
El objetivo principal de este documento será obtener información, pero antes es importante que seas bien específico sobre los productos y/o servicios, y que requieres exactamente, para que de esta manera, para la otra parte sea mucho más simple brindarte lo que pides, a diferencia de cuando se es demasiado genérico.
Explicar petición
A primeras, las empresa proveedoras no deberían tener problemas ni poner peros para brindar información sobre sus productos y/o servicios, pero para evitar trabas, se recomienda explicar el por qué de la petición.
