Modelos de cartas de reclamos de garantías

Una garantía es un respaldo frente a un producto o a la prestación de un servicio. Y cuando se requiere hacer el uso de la misma es necesario realizar una carta de reclamo de garantía.

No obstante, este tipo de documentos se tornan un poco delicados, ya que involucran la parte legal, por ende, tienen que cumplir con ciertos parámetros. Y para ayudarte con ello te mostraremos 5 tipos de cartas de reclamos de garantías:

Modelo de carta de reclamo de garantía (un producto)

______________ (ciudad o distrito), __ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)

Para: ______________  (nombre de la empresa)

Carta de reclamo de garantía

Ante todo un cordial saludo, mi nombre es ______________ (nombre del emisor), portador del documento de identidad Nº ______________. Por medio del presente hago la solicitud formal de la garantía que me corresponde, de acuerdo a la factura Nº ____ de fecha __/__/____.

Es importante señalar que la adquisición fue de ____________________________ (describir el bien). Sin embargo, el producto ya venía con defectos y luego de apenas __ días de uso comenzó a fallar de la nada.

Estoy haciendo entrega del producto en su caja y a la vez de factura correspondiente, esperando que me hagan valer la garantía lo mas pronto posible; tal como lo establece el numeral Nº ____ de las condiciones al reverso.

Sin más a que referirme,

____________________

Nombre y apellido del remitente

____________________

Firma

____________________

Nº de teléfono

____________________

Correo electrónico

____________________

Dirección

Ejemplo de carta de reclamo de garantía (varios productos)

(Cintillo de la empresa)

__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)

_____________ (estado o distrito) – _____________ (país)

_____________ (nombre de la empresa)

_____________ (nombre del departamento)

_____________ (número de identificación fiscal)

Dirigido a:

______________ (nombre y apellido de la persona contacto)

Solicitud de aplicación de la garantía

Estimados todos, les escribe _____________ (nombre y apellido del emisor) en nombre de la empresa _____________. El motivo de esta carta obedece a que requerimos que se apliquen las garantías de algunos de los productos que adquirimos en sus instalaciones, a través de la Orden de Compra Nº ____ de fecha __/__/____.

Es importante señalar que del total de artículos adquiridos 3 de ellos vinieron con fallas de fábrica, los cuales detallaremos justo ahora:

  1. ____________________________________________________
  2. ____________________________________________________
  3. ____________________________________________________

Remitimos también copias y los originales, para su revisión. Quedamos a la espera de la solución, recordándoles a su vez que dichos equipos son necesarios para la continuidad de las actividades operativas dentro de nuestras instalaciones.

Agradecido de antemano,

____________________

Nombre y apellido del remitente

____________________

Nº de identificación legal

___________________

Firma y cargo

____________________

Número telefónico

___________________

Correo electrónico

___________________

Dirección de la oficina

Plantilla de carta de reclamo de garantía (un servicio)

__/__/____ (día, mes y año en curso)

______________, ______________ (ciudad y país)

Dirigida a:

______________ (nombre de la empresa o receptor)

Reclamo de garantía de servicio

Estimado señor ______________ (nombre y apellido del que recibe), me sirvo de este medio para hacer la solicitud de la garantía que corresponde al servicio de ______________, prestado por su empresa en fecha __/__/____ (día, mes y año en curso), a través de la factura Nº ____.

Cabe destacar que lamentablemente evidencié desperfectos en su trabajo, tal como lo puede notar en las fotografías anexas, por eso me veo en la obligación de solicitar que se me reintegre el dinero o se procede a subsanar la falla.

Agradezco de antemano toda la atención y quedo a la espera,

______________

Nombre y apellido del emisor

______________

Nº de identificación

______________

Firma

______________

Número telefónico

______________

Correo electrónico

______________

Dirección completa

Tipo de carta de reclamo de garantía (varios servicios)

(Encabezado de la organización)

__/__/____ (día, mes y año en curso)

______________, ______________ (estado o capital y país)

Solicitud de garantía de servicios

Estimado ______________ (nombre y apellido del representante de la empresa receptora), yo, ______________ (nombre y apellido del solicitante), en mi carácter de ______________ (indicar cargo) de esta empresa, le envío esta carta para solicitarle la garantía que corresponde a los servicios que fueron prestado bajo las Ordenes Nº ____ y ____, ambas de fecha __/__/____.

Es vital recalcar el hecho de que en el servicio de ______________ (describir) observamos desperfectos en ____________________________ (indicar); mientras que con el servicio de ______________ (detallar) los problemas se suscitaron en ____________________________ (especificar).

Es importante aclarar que nos basamos de la cláusula Nº __ de las condiciones generales de contratación, según las cuales nos encontramos dentro del tiempo de gracia para la ejecución de la garantía.

Agradecemos de antemano las soluciones al respecto,

______________

Nombre y apellido del emisor

______________

Nº de identificación

______________

Cargo

______________

Firma

______________

Número telefónico

______________

Correo electrónico

______________

Dirección de la empresa

Esquema de carta de reclamo de garantía (producto y servicio)

(Encabezado de la institución)

______________, ______________ (estado y país)

__/__/____ (día, mes y año en curso)

Atención:

______________ (nombre y apellido de la persona contacto)

______________ (departamento de adscripción)

______________ (nombre de la empresa)

______________ (número de identificación fiscal)

Reclamo de garantías varias

Estimado ______________ (nombre y apellido del receptor), le remitimos este documento  a fin de solicitar su colaboración para que se gestionen las garantías correspondientes a las facturas Nº ____ y ____.

Hacemos de su conocimiento que tanto el producto como el servicio referentes a dichas facturas no han funcionado como lo esperábamos. Remitimos el artículo para su revisión y estamos abiertos a la inspección de los resultados del servicio, para que así procedan a subsanar la falla.

Sin más que a que referirnos,

______________

Nombre y apellido del remitente

______________

Nº de identificación

______________

Cargo

______________

Firma

______________

Número telefónico

______________

Correo electrónico

______________

Dirección completa

¿Cómo desarrollar adecuadamente las cartas de reclamos de garantías?

De acuerdo a los modelos de cartas presentados con anterioridad, se puede evidenciar que es muy fácil adecuar el documento a un caso específico. Sin embargo, queremos dejar muy en claro que los siguientes campos no deben excluirse jamás:

  • Lugar. Se trata del país, ciudad, estado, capital, provincia, región o localidad, es decir, que corresponde a la dirección exacta donde se encuentra la persona que escribe.
  • Fecha de envío. Es el mes, día y año en el cual se ha levantado el documento en cuestión para su envío.
  • Datos del destinatario. Son los datos de la persona natural o jurídica que va a recibir el documento, y a la cual se le está haciendo el reclamo de la garantía.
  • Datos del remitente. En este caso se colocan los datos del solicitante de la garantía.
  • Asunto. Se refiere a un tipo de título que sea bastante descriptivo.
  • Introducción. La introducción, por lo general, consta de un solo párrafo, en el cual se suele condensar la información, o sea que se coloca lo más importante.
  • Contenido. El contenido cumple la función de permitirnos ser más descriptivos respecto a lo que se está solicitando (el porqué, el cuándo, el cómo, etcétera).
  • Cierre. El documento tiene que finalizar con un cierre, a su vez consta de una despedida cordial así como de la solicitud de una respuesta.

Consideraciones a tener en cuenta para hacer estas cartas

Aunque hasta los momentos tu documento iría de maravilla, te dejaremos algunos otros aspectos claves que pueden mejorarlo aún más:

Sé cordial

A pesar de que quizás sientas algo de molestia al tener que hacer el reclamo de una garantía, lo mejor es que siempre manejes un tono de serenidad, que seas respetuoso y cordial.

Cuida la ortografía

De una buena ortografía se obtiene una excelente interpretación, lo que a su vez conlleva a que puedas recibir una respuesta eficaz en el menor tiempo posible.

Bases legales

Infórmate bien sobre las bases legales que te permiten reclamar los derechos de tu garantía y procura plasmarlas en el documento.

Anexa los soportes

Para finalizar, queremos recordarte que es muy importante que anexes cada uno de los soportes que pudiesen ser necesarios, en pro de que todo el caso esté respaldado y sea positivo para ti.

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