Remitir documentos, productos, objetos y bienes, de cualquier tipo, es posible gracias a los diferentes medios de transportes existentes. Y siempre es aconsejable acompañarlos de una carta de envío, en donde se deje por escrito la entrega.
Sin embargo, la redacción de este tipo de documentos requiere de sumo cuidado, sobre todo en cuanto a la inclusión de diferentes aspectos y parámetros. Es por ese motivo que queremos ayudarte brindándote estos 5 modelos de cartas de envíos:
Modelo de carta de envío de documentos
(Cintillo de la empresa emisora)
______________ (ciudad)
__/__/____ (día, mes y año)
______________ (nombre de la empresa receptora)
______________ (número de identificación fiscal)
Carta de envíos Nº ____
Por medio del presente yo ______________ (nombre y apellido del emisor), como representante legal de la empresa ______________ (nombre de la empresa que envía), le informo que se ha hecho el envío de su documentación.
Es importante acotar que dentro de los archivos hallará un total de 3 sobres, que a su vez contienen información de los siguientes proyectos:
- ______________ (nombre del proyecto)
- ______________ (indicar nombre del proyecto)
- ______________ (indicar nombre del proyecto)
Esperamos que con esta documentación puedan llevar a cabo los procedimientos necesarios para ____________________________ (especificar); quedando a su total disposición en el caso de que requieran algunos recaudos adicionales.
Sin más que agregar,
____________________
Nombre y apellido del representante legal
____________________
Nº de identificación legal
____________________
Cargo
____________________
Firma y sello
____________________
Número telefónico
___________________
Correo electrónico
___________________
Dirección de la empresa
Ejemplo de carta de envío de objetos
(Plantilla de la empresa remitente)
__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
_____________ (ciudad o localidad), ______________ (estado o distrito)
______________ (país)
Documento de envío
En nombre de la empresa ______________, registrada bajo el número fiscal ______________, le informamos que su mercancía se encuentra en tránsito; por lo que la misma debería estar llegando hacia el lugar de destino el __/__/____ (día, mes y año).
Cabe destacar que, tal como lo solicitaron en el pedido N° ____ de fecha __/__/____ (día, mes y año), en la caja recibirán los siguientes artículos:
- __ (colocar cantidad), ______________ (indicar unidad) de ____________________________ (describir objetos).
- __ (colocar cantidad), ______________ (indicar unidad) de ____________________________ (describir objetos).
Esperamos la confirmación al momento de la recepción, la cual puede hacer por cualquiera de nuestros canales de comunicación.
Sin más que agregar,
____________________
Nombre y apellido del remitente
___________________
Cargo
____________________
Nº de identificación legal
___________________
Firma
____________________
Número telefónico
___________________
Correo electrónico
___________________
Dirección
Plantilla de carta de envío de alimentos
(Encabezado de la empresa remitente)
______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)
______________ (nombre de la empresa emisora)
______________ (número de identificación legal)
______________ (nombre de la empresa receptora)
______________ (número de identificación legal)
______________ (persona de contacto)
Presente.-
Carta de envío de alimentos
Estimado ______________ (nombre y apellido de la persona contacto), por medio del presente y como representante legal de la empresa ______________ (nombre de la empresa remitente), le hago saber que su lote de productos alimenticios fue enviado el día de hoy __/__/____ (día, mes y año).
Es importante señalar que las cajas están debidamente identificadas en la parte posterior, clasificándose los alimentos de acuerdo al tipo de empaque, la periocidad o el tiempo de duración de los mismos y el rubro.
Queremos dejar en claro que todo el pedido está basado en la solicitud que fue realizada a través de nuestra página web, según la Factura N° ____ de fecha __/__/____ (día, mes y año).
En caso de que tenga alguna duda, reclamo o sugerencia, le agradecemos ponerse en contacto lo antes posible por nuestros números telefónicos (____)-______________ / (____)-______________, por el correo electrónico __________@____, o a través de la misma página web.
Sin más a que hacer referencia, esperamos disfrute de su pedido,
______________
Nombre y apellido del remitente
______________
Cargo
______________
Nº de identificación
______________
Firma
______________
Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección de habitación
Esquema de carta de envío de medicamentos
(Cintillo de la empresa emisora)
______________ (ciudad), ______________ (país)
__/__/____ (día, mes y año)
Atención ______________ (nombre y apellido de quien recibe)
Envío de medicinas
Estimado Señor ______________ (indicar nombre y apellido del solicitante), nos servimos del presente a fin de informarle que estamos haciendo el envío de las medicinas que nos solicitó en fecha __/__/____ (día, mes y año), de acuerdo al recibo N° _____.
Es muy importante acotar que los medicamentos son los siguientes:
- ______________ (nombre del medicamento), __ cantidad, ______________ (unidad de medida) y __/__/____ (fecha de caducidad).
- ______________ (nombre del medicamento), __ cantidad, ______________ (unidad de medida) y __/__/____ (fecha de caducidad).
Ante cualquier detalle por favor comuníquense con nosotros lo antes posible, para procurar darle una orientación o solventar el escenario en cuestión.
Estamos para servirle,
______________
Nombre y apellido del remitente
______________
Cargo
______________
Nº de identificación
______________
Firma
______________
Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección de empresa
Tipo de carta de envío de animales
(Membrete de la empresa que envía)
______________ (país), ______________ (ciudad, estado distrito)
A los __ días del mes de ______________ del año ____
Dirigida a: ______________ (nombre de apellido de quien recibe)
Notificación de envío
Estimada señora ______________ (nombre y apellido de quien recibe), por medio de esta carta electrónica hacemos de su conocimiento que ya hemos enviado ______________ (describir la especie animal), la cual adoptó el día __/__/____ (día, mes y año), por medio de nuestra Fundación ______________ (describir nombre).
El chofer que labora en las instalaciones se dirige hacia su domicilio, tomando todas las medidas de precaución necesarias para que la mascota llegué sana y salva; lo cual debería estar sucediendo a más tardar el __/__/____ (día, mes y año) a las __:__ (indicar hora aproximada).
Además de ello, hacemos el envío de una carpeta contentiva de la documentación. Y esperamos que al recibir a su mascota nos envíe una foto que nos sirva como recuerdo y como ejemplo para la sociedad entera.
Queremos agradecer desde el fondo de nuestros corazones por contribuir a que todos los animales posean un hogar digno y tengan valiosas oportunidades, a pesar de su especie, raza, tamaño, sexo, edad, condiciones de salud, etcétera.
Les deseamos un futuro feliz con el nuevo integrante de la familia, saludos,
______________
Nombre y apellido del remitente
______________
Cargo
______________
Nº de identificación
______________
Firma
______________
Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección de del lugar
¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de envío?
Las cartas de envío suelen ser bastante sencillas de redactar, sin embargo, es importante que siempre se conserven ciertos aspectos claves que le den forma y las hagan ser válidas. Asimismo, te sugerimos que mantengas presentes los siguientes campos:
- Lugar. Se trata del espacio geográfico desde el cual se ha hecho la redacción del escrito en cuestión.
- Fecha de envío. Se refiere al mes, año y día específicos en que se expidió el documento.
- Datos del destinatario. Son aquellos campos que identifican a la persona que va a recibir la carta de envío, ya sea natural o jurídica.
- Datos del remitente. En este caso se deben colocar los datos que pertenecen al que está haciendo el envío de la carta, siendo prudente que se detalle el nombre, apellido, número identificación legal, correo electrónico, número telefónico y dirección.
- Asunto. Es como un título descriptivo y tácito.
- Introducción. Puede ser definido como el resumen más importante de la carta, y suele ir en el primer párrafo.
- Contenido. Consta de uno o más párrafos, sobre los cuales se detalla a profundidad lo que se quiere decir, resaltando los aspectos más importantes.
- Cierre. Finalmente se recomienda un cierre con una despedida sutil y cordial, que puede o no estar abierta la recepción de una respuesta.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
A continuación te dejaremos algunas consideraciones que seguramente mejorarán aún más tu carta:
Cuida la ortografía
Una mala ortografía conlleva a malentendidos o confusiones, por eso es que lo mejor es revisar el escrito al menos dos o tres veces, antes de proceder a enviarlo.
Aclara y específica
Sería excelente que especificaras en la carta qué es lo que estás enviando, incluso puedes hacerlo a manera de checklist, para que la persona que lo reciba constate fácilmente el pedido.