Modelos de cartas de convite

Aunque la mayoría de las veces recurrimos a una llamada telefónica o a la presencia física para hacer una invitación, hay ocasiones en que empleamos una carta de convite para hacerlo un poco más formal.

No obstante, debemos tener claro que estos documentos requieren de un lineamiento apropiado. Es por eso que te brindaremos estos 3 tipos de cartas de convite:

Modelo de carta de convite a un empleado

(Cintillo de la empresa)

______________  (nombre completo de la empresa)

______________ (número de identificación jurídica)

Gerencia de ______________

______________, ______________ (ciudad, país)

__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)

Invitación al Congreso de ______________ ____

Estimado ______________ (nombre y apellido del invitado), tenemos el placer de informarle que ha sido seleccionado para asistir al Congreso de ______________ (describir el acto) Nº ____, a ser realizado en la ciudad de ______________ el __/__/____ (día, mes y año).

Es importante señalar que cubriremos todos los gatos correspondientes a transporte, hospedaje y alimentación, que se deriven del tiempo que usted esté por allá. La idea es que salga el __ (día) de ______________ (mes) y retorne el __ (día) del mismo mes.

Si está de acuerdo por favor remitir una confirmación a nuestro correo electrónico ______________, o enviar un escrito por este mismo medio, antes del __/__/____ (día, mes y año).

Sin más a que hacer referencia, me despido,

____________________

Nombre y apellido del encargado

____________________

Nº de identificación legal

____________________

Cargo

____________________

Firma

____________________

Número telefónico

___________________

Dirección

Ejemplo de carta de convite para socio

_____________ (estado o distrito), __ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)

Dirigida a:

______________ (nombre y apellido del socio invitado)

Invitación a inauguración

Estimado, por favor recibe mis saludos cordiales. Por medio del presente te informo que este __/__/____ (día, mes y año) estaré inaugurando una de las sucursales de mi empresa ______________ (nombre de la empresa) y para mi sería un honor que pudieses asistir por nuestra sociedad en ______________ (nombre de la empresa que los asocia).

Cabe destacar que el evento se llevará a cabo el __/__/____ (día, mes y año) y que será en la ciudad de ______________, específicamente en esta dirección: ___________________________________ (especificar dirección), de las __:__ pm a las __:__ pm.

Mucho sabría agradecer tu confirmación, para así ajustar toda la parte de logística y garantizarte una estadía agradable.

Sin más a que referirme,

____________________

Nombre y apellido del emisor

____________________

Nº de identificación legal

___________________

Firma

____________________

Número telefónico

___________________

Correo electrónico

___________________

Dirección

Plantilla de carta de convite para proveedores

(Encabezado de la empresa)

__/__/____ (día, mes y año)

______________, ______________ (distrito y país)

A todos nuestro fieles proveedores:

Invitación a actualización de base de datos de proveedores

Estimados proveedores, por medio del presente yo ______________ (nombre y apellido del emisor), en mi carácter de ______________ (describir el cargo), me complazco en invitarlos a una reunión para la actualización de nuestra base de datos.

Es importante señalar que el motivo de esta actualización obedece a que hemos incorporado nuevos servicios y requerimientos a nuestra corporación, por ende, necesitamos ponerlos al día y a la vez saber de qué otras formas nos podrían prestar sus servicios.

Cabe destacar que la reunión sería el __/__/____ (día, mes y año) en nuestras instalaciones, en el horario comprendido de __:__ am a __:__ pm.

Sin más que agregar, quedo a la espera de su confirmación de asistencia,

______________

Nombre y apellido del remitente

______________

Nº de identificación

______________

Cargo

______________

Firma

______________

Número telefónico

______________

Correo electrónico

______________

Dirección de oficina

¿Cómo desarrollar adecuadamente las cartas de convite?

Lo primero que debes hacer para desarrollar una de estas cartas, es incluir todos aquellos campos obligatorios para dar comprensión al mensaje, entre los cuales podemos destacar:

  • Lugar. Se trata del sitio desde donde se expide, es decir, la dirección exacta.
  • Fecha de envío. Son el día, mes y año en los cuales se ha enviado el escrito. Esto es muy importante, porque permitirá que el receptor se ubique en el calendario.
  • Datos del destinatario. En este caso se tienen que colocar los datos de la persona o personas (naturales y/o jurídicas) que recibirán la carta.
  • Datos del remitente. Son los campos que identifican al emisor o a quien está haciendo la invitación. Aquí es vital que se coloque una forma de contacto, como el correo electrónico, números telefónico, etc.
  • Asunto. Es un título corto pero contundente, que explique por sí solo el objetivo de la carta.
  • Introducción. Se da un abrebocas de lo que se quiere hacer saber.
  • Contenido. Sirve para condensar la información y explicar a detalle todo el escenario.
  • Cierre. Consta de una despedida, a la cual se le puede agregar un llamado a la respuesta o la confirmación de asistencia.

Consideraciones a tener en cuenta para hacer estas cartas

Si quieres que el documento sea aún más eficaz, entonces no dejes de añadir estos puntos claves:

Claridad

La idea es que el lector comprenda todo con perfecta claridad, para eso tienes que evitar palabras que estén de más y puntualizar lo que realmente quieres hacer saber.

Cuida la ortografía

Revisa tu escrito cuantas veces sea necesario para que te cercióres de que no existan errores ortográficos en él.

Sé agradable

Nada mejor que usar un tono de voz cordial para que el receptor acepte la invitación y te de una rápida respuesta.

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