Aunque la mayoría de las veces recurrimos a una llamada telefónica o a la presencia física para hacer una invitación, hay ocasiones en que empleamos una carta de convite para hacerlo un poco más formal.
No obstante, debemos tener claro que estos documentos requieren de un lineamiento apropiado. Es por eso que te brindaremos estos tipos de cartas de convite que puedes usar sin ningun problema.
Modelo de carta de convite a un empleado
(Cintillo de la empresa)
______________ (nombre completo de la empresa)
______________ (número de identificación jurídica)
Gerencia de ______________
______________, ______________ (ciudad, país)
__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
Invitación al Congreso de ______________ Nº ____
Estimado ______________ (nombre y apellido del invitado), tenemos el placer de informarle que ha sido seleccionado para asistir al Congreso de ______________ (describir el acto) Nº ____, a ser realizado en la ciudad de ______________ el __/__/____ (día, mes y año).
Es importante señalar que cubriremos todos los gatos correspondientes a transporte, hospedaje y alimentación, que se deriven del tiempo que usted esté por allá. La idea es que salga el __ (día) de ______________ (mes) y retorne el __ (día) del mismo mes.
Si está de acuerdo por favor remitir una confirmación a nuestro correo electrónico ______________, o enviar un escrito por este mismo medio, antes del __/__/____ (día, mes y año).
Sin más a que hacer referencia, me despido,
____________________
Nombre y apellido del encargado
____________________
Nº de identificación legal
____________________
Cargo
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Firma
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Número telefónico
___________________
Dirección
Ejemplo de carta de convite para socio
_____________ (estado o distrito), __ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
Dirigida a:
______________ (nombre y apellido del socio invitado)
Invitación a inauguración
Estimado, por favor recibe mis saludos cordiales. Por medio del presente te informo que este __/__/____ (día, mes y año) estaré inaugurando una de las sucursales de mi empresa ______________ (nombre de la empresa) y para mi sería un honor que pudieses asistir por nuestra sociedad en ______________ (nombre de la empresa que los asocia).
Cabe destacar que el evento se llevará a cabo el __/__/____ (día, mes y año) y que será en la ciudad de ______________, específicamente en esta dirección: ___________________________________ (especificar dirección), de las __:__ pm a las __:__ pm.
Mucho sabría agradecer tu confirmación, para así ajustar toda la parte de logística y garantizarte una estadía agradable.
Sin más a que referirme,
____________________
Nombre y apellido del emisor
____________________
Nº de identificación legal
___________________
Firma
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Número telefónico
___________________
Correo electrónico
___________________
Dirección
Plantilla de carta de convite para proveedores
(Encabezado de la empresa)
__/__/____ (día, mes y año)
______________, ______________ (distrito y país)
A todos nuestro fieles proveedores:
Invitación a actualización de base de datos de proveedores
Estimados proveedores, por medio del presente yo ______________ (nombre y apellido del emisor), en mi carácter de ______________ (describir el cargo), me complazco en invitarlos a una reunión para la actualización de nuestra base de datos.
Es importante señalar que el motivo de esta actualización obedece a que hemos incorporado nuevos servicios y requerimientos a nuestra corporación, por ende, necesitamos ponerlos al día y a la vez saber de qué otras formas nos podrían prestar sus servicios.
Cabe destacar que la reunión sería el __/__/____ (día, mes y año) en nuestras instalaciones, en el horario comprendido de __:__ am a __:__ pm.
Sin más que agregar, quedo a la espera de su confirmación de asistencia,
______________
Nombre y apellido del remitente
______________
Nº de identificación
______________
Cargo
______________
Firma
______________
Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección de oficina
Ejemplo de carta de convite a trabajador
Membrete de la Empresa Genérica 1234
Buenos Aires, Argentina, 09 de mayo 2022
Asunto: invitación al congreso de trabajadores
Un saludo cordial Sr. Méndez,
A través de esta carta, esta empresa quiere extenderle formalmente una importante invitación al congreso de trabajadores que se estará realizando en la ciudad de Buenos Aires, el próximo 20 de mayo del 2022.
Nos interesa su presencia en la dirección exacta que le estaremos haciendo llegar por correo en los próximos días, y además le adelantamos que todos los gastos con respecto a movilización, alimentación, entre otros, estarán cubiertos para que disfrute del evento sin tener que preocuparse por nada.
Si por cualquier razón no puede asistir al congreso, puede avisarnos, pero si va a asistir, también, por ello le dejamos nuestros medios de contacto para que se comunique ante cualquier duda o asociados.
Atentamente,
Laureano Silva
(Número de teléfono)
(Correo electrónico)
Modelo de carta de convite genérica
(Fecha completa, país, ciudad)
Para: (nombre y apellido)
De: (empresa o identificación personal)
Asunto: carta de convite
Reciba un saludo cordial,
Con esta carta queremos formalizar la invitación que le hacemos para asistir a (nombre del evento), el cual se realizará el (fecha), a la hora de (hora), específicamente en (indicar dirección).
Sería de nuestro agrado su asistencia, pues sabemos que se trata de un evento que disfrutará, no solo usted, sino las personas con las que desee ser acompañado, pudiendo llevar hasta (número de personas máximo).
Puede confirmar su asistencia a través de nuestros medios de contacto, que están a su disposición también para realizar cualquier pregunta que tenga o sugerencia. Estaremos atentos.
Hasta el evento,
(Medios de contacto)
¿Cómo desarrollar adecuadamente las cartas de convite?
Lo primero que debes hacer para desarrollar una de estas cartas, es incluir todos aquellos campos obligatorios para dar comprensión al mensaje, entre los cuales podemos destacar:
- Lugar. Se trata del sitio desde donde se expide, es decir, la dirección exacta.
- Fecha de envío. Son el día, mes y año en los cuales se ha enviado el escrito. Esto es muy importante, porque permitirá que el receptor se ubique en el calendario.
- Datos del destinatario. En este caso se tienen que colocar los datos de la persona o personas (naturales y/o jurídicas) que recibirán la carta.
- Datos del remitente. Son los campos que identifican al emisor o a quien está haciendo la invitación. Aquí es vital que se coloque una forma de contacto, como el correo electrónico, números telefónico, etc.
- Asunto. Es un título corto pero contundente, que explique por sí solo el objetivo de la carta.
- Introducción. Se da un abrebocas de lo que se quiere hacer saber.
- Contenido. Sirve para condensar la información y explicar a detalle todo el escenario.
- Cierre. Consta de una despedida, a la cual se le puede agregar un llamado a la respuesta o la confirmación de asistencia.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer estas cartas
Si quieres que el documento sea aún más eficaz, entonces no dejes de añadir estos puntos claves:
Claridad
La idea es que el lector comprenda todo con perfecta claridad, para eso tienes que evitar palabras que estén de más y puntualizar lo que realmente quieres hacer saber.
Cuida la ortografía
Revisa tu escrito cuantas veces sea necesario para que te cercióres de que no existan errores ortográficos en él.
Sé agradable
Nada mejor que usar un tono de voz cordial para que el receptor acepte la invitación y te de una rápida respuesta.
