Cuando se ofrece algún producto o servicio y los clientes no se ponen el día con sus pagos, es necesario recurrir a un medio efectivo de comunicación para que den una respuesta pronta, tales como las cartas de aviso de vencimiento.
Pero hay que tener sumo cuidado cuando se redacta un escrito de este estilo, ya que requieren de la adecuación de distintos aspectos, que los hagan ser válidos. Y es por ello que te proponemos el uso de los siguientes 5 modelos de cartas de aviso de vencimiento:
Modelo de carta de aviso de vencimiento de pago de alquiler
(Cintillo de la empresa)
__/__/____ (día, mes y año), ______________ – ______________ (ciudad – estado)
______________ (nombre la empresa que emite)
______________ (número de identificación fiscal)
______________ (nombre de la empresa que recibe)
______________ (número de identificación fiscal)
Atención: ______________ (nombre y apellido de la persona contacto)
Notificación de aviso de vencimiento
Estimado Señor ______________ (nombre y apellido de la persona contacto), por medio del presente y como representante legal de la empresa ______________ (nombre de la empresa emisora), me veo en la obligación de notificarle que el período para la cancelación del alquiler de local en el cual se encuentra ubicado venció el __/__/____ (día, mes y año).
Queremos recordarle que del pago oportuno de su renta depende la cancelación de los servicios, así como el mantenimiento en general de las áreas comunes en las cuales se encuentran dichos espacios.
Asimismo, no está demás indicarle que nosotros debemos rendirle cuenta a vigilantes, personal de mantenimiento, personal obrero, entre otros; razones que nos llevan a solicitarle por favor se ponga al día.
Sin más que agregar, quedamos a la espera de respuesta,
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Nombre y apellido del remitente
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Nº de identificación legal
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Cargo
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Firma y sello
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Número telefónico
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Correo electrónico
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Dirección de la empresa
Ejemplo de carta de aviso de vencimiento de matrícula estudiantil
(Encabezado de la institución educativa)
_____________ (ciudad), ______________ (país)
__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
Atención: ______________ (nombre y apellido del representante)
Aviso de vencimiento
Estimado representante por favor reciba nuestros más cordiales saludos, por medio del presente le notificamos que a la fecha de hoy tiene __ días de retraso, respecto al pago de la matrícula que le corresponde.
Queremos aclarar que este tipo de circulares se nos hacen totalmente necesarias, ya que es a través de los pagos oportunos como podemos también cancelar los servicios del personal docente, administrativo, obrero, de limpieza, de cocina, entre otros.
Por favor al momento de hacer la cancelación de la suma que adeuda, la cual asciende a ______________,__ (indicar monto con céntimos), enviar un correo electrónico a _________@_____, para que procedan a la actualización en la base de datos.
Sin más que agregar, quedamos a su disposición,
____________________
Nombre y apellido del remitente
____________________
Cargo
____________________
Nº de identificación legal
___________________
Firma
____________________
Número telefónico
___________________
Correo electrónico
___________________
Dirección de la institución
Plantilla de carta de aviso de vencimiento de servicio televisivo
(Plantilla de la empresa)
______________ (ciudad)
__ (día) de ______________ (mes) del año ____
______________ (nombre de la empresa que da el servicio)
Estimados clientes:
Notificación de vencimiento
A todos nuestros fieles clientes, les notificamos que a la fecha de hoy __/__/____ (día, mes y año), hemos registrado una cantidad considerable de suscriptores que no se han puesto al día con el pago de la mensualidad del paquete televisivo que se encuentran disfrutando.
Queremos hacer hincapié en que se nos hace prioritario recibir los montos que adeudan, para poder mantener los servicios al día y seguir dándoles el mejor entretenimiento, con la calidad sin igual que nos caracteriza.
Les recordamos que disponen de múltiples canales de pago para cancelar las tarifas específicas. Y si requieren ayuda en dicho proceso, solo tienen que ponerse en contacto con el centro de comunicación a través de los números (____)-______________ / (____)-______________ o del correo electrónico _________@_____.
Cerramos informándoles que podemos darles una prorroga hasta el __/__/____ (día, mes y año). Sin más que agregar, atentamente,
______________
Nombre y apellido del emisor
______________
Nº de identificación
______________
Cargo
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Firma y sello
______________
Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección
Esquema de carta de aviso de vencimiento de servicio de internet
(Membrete de la empresa)
______________ (ciudad, estado y país)
A los __ días del mes de ______________ del año ____
Vencimiento del servicio de internet
Reciban el más caluroso de los saludos, por medio del presente la familia de ______________ (nombre de la empresa que da servicio) les informa que aún no hemos recibido su pago, correspondiente a los servicios de Internet del paquete ______________ (describir).
Por lo antes expuesto, usted tiene un retraso total de __ días y se hace sumamente necesario que cancele la tarifa que le corresponde; a fin de que podamos seguir dándole continuidad al paquete que ha elegido y que viene disfrutando desde hace __ años.
Queremos agradecerle su fidelidad todo este tiempo y es por ello que estamos otorgándole una prórroga de __ días; solicitándole a su vez que por favor nos notifique al momento en que realice el pago, por medio del correo electrónico ________@______.
Si más que acotar, saludos cordiales,
______________
Nombre y apellido del emisor
______________
Nº de identificación
______________
Cargo
______________
Firma y sello
______________
Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección de empresa
Tipo de carta de aviso de vencimiento de pago de préstamo
__/__/____ (día, mes y año), ______________ – ______________ (ciudad – estado)
Dirigida a: ______________ (nombre y apellido del deudor)
Vencimiento de cuota de préstamo
Estimado cliente, recibe mis saludos cordiales, me valgo de este escrito a fin de informarte que la cuota N° __ del préstamo que me solicitaste en fecha __/__/____ (día, mes y año), bajo el acuerdo N° ____, ya se encuentra vencida.
Por lo antes expuesto, te pido encarecidamente por favor ponerte al día con dicho pagos, recordándote que este es mi trabajo y la forma en como subsisto y mantengo a mi familia.
Agradezco la consideración al respecto, sin más que agregar, me despido deseándote un hermoso día,
______________
Nombre y apellido del prestamista
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Nº de identificación
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Firma
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Número telefónico
______________
Correo electrónico
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Dirección
¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de aviso de vencimiento?
Como habrás notado, estas cartas pueden ser adecuadas de acuerdo al caso específico. Sin embargo, lo que siempre se debe colocar son los siguientes campos:
- Lugar. Se refiere a los datos del lugar desde el cual se escribió la carta, tales como el país, ciudad, estado, municipio, parroquia, entre otros.
- Fecha de envío. La fecha de envío es aquella en la cual se le hace la entrega de la carta al receptor.
- Datos del destinatario. Aquí se describen los campos del que va a recibir la carta.
- Datos del remitente. Consta de los datos de quien está haciendo el envío del documento, ya sea una persona natural, jurídica o ambas.
- Título. El título es muy importante, pues este informa de manera inmediata el asunto de la carta.
- Introducción. Se trata de un resumen bastante condensado, de los motivos principales del escrito.
- Contenido. El contenido permite detallar a mayor profundidad qué es lo que se quiere hacer saber.
- Cierre. Finalmente es necesario colocar un cierre, que sea muy cordial, en donde se insista sobre la recepción de una respuesta rápida.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
En breve te mostraremos algunas otras consideraciones que, de tomarlas en cuenta, seguramente harán que tu carta luzca mucho mejor:
Se conciso
Intenta por todos los medios dar información concisa, de esta forma el lector no perderá el foco ni se confundirá.
Aclara
Si es posible deja claro por qué estás enviando dicha notificación de vencimiento. Es importante plasmar datos como la fecha límite de pago, el tiempo de morosidad, etcétera.
Soportes
Si tienes algún soporte no dudes en adicionarlo, pues esto te servirá como respaldo ante cualquier eventualidad.