Modelo carta de reunión en Comunidad de Vecinos

Una comunidad de vecinos es un grupo de personas que  viven en apartamentos, casas y/o  locales que conforman un edificio, o un conjunto residencial, y que comparten en copropiedad áreas como salón de fiesta, pasillo, ascensor, cuarto de aseo,  bombas de agua, gas directo, tableros de luz y otros elementos.

Ahora, las juntas de vecinos son el conjunto de personas elegidas por la misma comunidad para velar por los intereses de todos los que habitan en ella, además de promover su desarrollo mediante propuestas y actividades que son discutidas y decididas a través de las reuniones de vecinos.

En este artículo  te mostraremos un modelo carta reunión comunidad de vecinos, así como también algunos de los aspectos a tomar en cuenta para realizar estas convocatorias y reuniones.

Modelo de carta para convocar reunión en comunidad de vecinos

Si eres presidente/a de una comunidad de vecinos, o el encargado/la encargada de convocar a reuniones por el motivo que sea, te proporcionaremos a continuación un modelo de carta para convocar una reunión con todos los miembros o algunos específicos de la misma. Veamos:

Ejemplo modelo de carta para reunión de comunidad de vecinos

Convocatoria de Junta General___________ (ordinaria o extraordinaria).

Comunidad de Propietario de ____________________ (nombre del Edificio o conjunto residencial).

Fecha: Lugar, día, mes y año

Por medio de la presente  se convoca a una junta general ________ (ordinario o extraordinario) el día _____ del mes de _____ del año en curso, a las _____ (am/pm), en __________________________________ (dirección, como piscina, salón de fiesta, pasillo etc.) Para tratar los siguientes puntos:

  • Aprobación de las cuentas (en caso de que sea una reunión ordinaria anual).
  • Financiación de deudas para propietarios morosos, en caso de que la morosidad afecte el pago y mantenimiento de los servicios de la comunidad.
  • Renovación o reelección de una nueva junta de vecinos.
  • Discusión de admisión y estadía de animales en la comunidad.
  • Horario y condiciones de las fiestas que se realizan tanto en el salón de fiestas como en los apartamentos.
  • Uso de las áreas comunes como parques, canchas y piscinas.

(Entre otros temas pertinentes)

Debido a la importancia de los temas a tratar le pedimos su asistencia personal y puntual, en caso de no poder asistir, debe enviar a un delegado autorizado, llenando y entregando la autorización anexa.

Atentamente,

__________________

Firma

Presidente de la Junta de Vecinos

————————————————————————————————————-

Autorización delegado a la reunión de comunidad de vecinos

Yo, _____________________, con numero de identificación_________ y propietario del apto/ casa ________, por medio de la presenta autorizo a  ___________________ para que me represente en asistencia y voto en la junta (ordinaria o extraordinaria) que se celebrará el día ______________.

Nombre y Apellido

_________________________

Firma

¿Cuándo se debe realizar una convocatoria para una reunión en la comunidad  de vecinos?

  • Debe celebrarse una reunión  al menos  una vez al año obligatoriamente, para rendir cuentas de todo lo que se realizó durante el año (cierre contable), votar por una nueva junta o renovar la actual.
  • Cuando existe un gasto extraordinario que requiera la aprobación de la mayoría de los propietarios. (daño del ascensor, bombas de agua  u otra emergencia).
  • Cuando la mayoría de los propietarios la exija para tratar un asunto específico y urgente (como propietarios que estén violando las normativas de la comunidad ejemplo: ruido excesivo después de cierta hora, mudanzas que dañen el ascensor, animales que hagan sus necesidades en el jardín).

Aspectos a considerar para la reunión

  1. Las convocatorias tendrán que ser entregadas con tiempo en cada uno de los apartamentos/ locales,  y debe llevarse un control de entrega, en caso de no poder entregar alguna convocatoria, hay que llamar por teléfono al propietario. Asimismo, se colocara una de las convocatorias en  la cartelera de eventos y avisos.
  2. Se anexara la lista de propietarios morosos, ya que en estos casos muchas veces se les permite la asistencia, más no la votación en las decisiones.
  3. En el caso de que asista una persona autorizada, es preciso que lleve la respectiva autorización de parte del propietario.
  4. En situaciones problemáticas como enfrentamientos entre vecinos, siempre es importante hablar con cada uno de estos antes de la junta, para suavizar la situación. No está de más  incluso tener a alguna presencia policial en caso de que la situación se escape de las manos.
  5. Los problemas y disputas entre particulares quedaran fuera de estas juntas, ellos tendrán que resolver la situación de manera privada, sólo se intervendrá si la situación afecta a más de un propietario o a la comunidad en general.
  6. La junta será clara y objetiva, tratar sólo los asuntos que están en  la convocatoria, y no divagar entre problemas, puesto que se extiende sin necesidad la reunión y muchas veces los propietarios se retiran antes, o están muy cansados  para tomar decisiones objetivas.
  7. Es muy importante que la persona que va a dirigir la reunión cuente con experiencia en  este aspecto, incluso puede ser una persona imparcial  como el administrador, o un abogado en caso de tratar temas delicados y legales.

Asistir a las reuniones de vecinos es un derecho y un deber, así como estar al día con el pago de las cuotas de la comunidad, llevarse bien con los vecinos, cuidar y proteger las áreas comunes y mantener una comunicación abierta y cordial con la junta de vecinos.

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