Modelos carta de reunión en Comunidad de Vecinos

Una comunidad de vecinos es un grupo de personas que  viven en apartamentos, casas y/o  locales que conforman un edificio, o un conjunto residencial, y que comparten en copropiedad áreas como salón de fiesta, pasillo, ascensor, cuarto de aseo,  bombas de agua, gas directo, tableros de luz y otros elementos.

Ahora, las juntas de vecinos son el conjunto de personas elegidas por la misma comunidad para velar por los intereses de todos los que habitan en ella, además de promover su desarrollo mediante propuestas y actividades que son discutidas y decididas a través de las reuniones de vecinos.

En este artículo  te mostraremos un modelo carta reunión comunidad de vecinos, así como también algunos de los aspectos a tomar en cuenta para realizar estas convocatorias y reuniones.

Modelo de carta para convocar reunión en comunidad de vecinos

Si eres presidente/a de una comunidad de vecinos, o el encargado/la encargada de convocar a reuniones por el motivo que sea, te proporcionaremos a continuación un modelo de carta para convocar una reunión con todos los miembros o algunos específicos de la misma. Veamos:

Plantilla para convocar a una reunión a los vecinos

(Nombre de la comunidad)

(Fecha completa, ciudad, país)

Asunto: reunión vecinal

Un saludo vecinos,

Yo, (nombre y apellido), les hago llegar esta carta para convocarlos a una reunión entre todos los vecinos de (nombre de la comunidad).

La intención es que asistan todos o gran parte de los convocados para tratar temas importantes que nos competen a todos como los siguientes:

  • Tema a tratar n°1
  • Tema a tratar n°2
  • Tema a tratar n°3
  • Tema a tratar n°4
  • Tema a tratar n°5

Estos son temas que deberemos discutir por el bien de todos, tomando decisiones con base a un consenso según lo que indique la mayoría.

Dicha reunión será exactamente en (indicar lugar), a la hora (indicar hora) en la fecha de (indicar fecha). Por favor confirmar asistencia.

Atentamente,

(Nombre y apellido)

(Medios de contacto)

Carta para convocar reunión de vecinos urgente

(Nombre de la comunidad)

(Fecha completa, ciudad, país)

Asunto: reunión urgente

Estimados vecinos,

Es (nombre y apellido) quien les escribe y les hace llegar esta carta para convocar a una reunión que debe realizarse con gran urgencia debido a que (explicar razones).

Pensé que esta reunión podría hacerse en la fecha (indicar fecha) a la hora de (indicar hora), a fin de que la mayoría de los vecinos asistan, idealmente todos.

Esta es una situación que debemos atender rápidamente, pero para llegar a un acuerdo de como solventar la misma, es esencial ponernos de acuerdo, por ello la reunión.

La opinión de todos es valiosa para poder llegar a una conclusión que sea satisfactoria para todos, o al menos para la mayoría de los que participen en esta.

Muchas gracias,

(Nombre y apellido)

(Medios de comunicación)

Ejemplo modelo de carta para reunión de comunidad de vecinos

Convocatoria de Junta General___________ (ordinaria o extraordinaria).

Comunidad de Propietario de ____________________ (nombre del Edificio o conjunto residencial).

Fecha: Lugar, día, mes y año

Por medio de la presente  se convoca a una junta general ________ (ordinario o extraordinario) el día _____ del mes de _____ del año en curso, a las _____ (am/pm), en __________________________________ (dirección, como piscina, salón de fiesta, pasillo etc.) Para tratar los siguientes puntos:

  • Aprobación de las cuentas (en caso de que sea una reunión ordinaria anual).
  • Financiación de deudas para propietarios morosos, en caso de que la morosidad afecte el pago y mantenimiento de los servicios de la comunidad.
  • Renovación o reelección de una nueva junta de vecinos.
  • Discusión de admisión y estadía de animales en la comunidad.
  • Horario y condiciones de las fiestas que se realizan tanto en el salón de fiestas como en los apartamentos.
  • Uso de las áreas comunes como parques, canchas y piscinas.

(Entre otros temas pertinentes)

Debido a la importancia de los temas a tratar le pedimos su asistencia personal y puntual, en caso de no poder asistir, debe enviar a un delegado autorizado, llenando y entregando la autorización anexa.

Atentamente,

__________________

Firma

Presidente de la Junta de Vecinos

————————————————————————————————————-

Autorización delegado a la reunión de comunidad de vecinos

Yo, _____________________, con numero de identificación_________ y propietario del apto/ casa ________, por medio de la presenta autorizo a  ___________________ para que me represente en asistencia y voto en la junta (ordinaria o extraordinaria) que se celebrará el día ______________.

Nombre y Apellido

_________________________

Firma

Ejemplo de carta de reunión de vecinos para solventar problema

(Nombre de la comunidad de vecinos)

(Fecha completa, ciudad, país)

Asunto: convocación para reunión

Queridos vecinos,

Es lamentable para mi hacerles llegar esta carta, pues no se trata de un tema precisamente positivo, sino más bien lo contrario, pues actualmente como comunidad vivimos en una situación negativa debido a (indicar problema).

Este es un problema que, por supuesto nos afecta a la gran mayoría, sino es que, a todos nosotros, el cual debe ser resuelto lo más pronto posible, pero es esencial que todos colaboremos de una u otra manera.

Entiendo que ponernos de acuerdo podría ser difícil, por ello propongo una reunión (indicar todos los datos de la reunión: fecha, hora y lugar), para de esta manera abordar el problema, proponiendo soluciones.

Es ideal que todos estemos allí, porque sé que todos podemos aportar algo para lograr a un acuerdo. Los espero.

Atentamente,

(Nombre y apellido)

(Medios de contacto)

Modelo para reunión de vecinos por ruidos

(Nombre de la comunidad de vecinos)

(Fecha completa, ciudad, país)

Asunto: reunión por ruidos molestos

Estimados vecinos,

Yo, (nombre y apellido), junto con otros vecinos (nombre de los otros vecinos), hemos acordado para realizar una reunión con respecto a un problema que se ha venido presentando desde (indicar fecha), hasta la actualidad.

Se trata del ruido que se genera debido a algunos vecinos de la misma comunidad, y dado que esta situación ha empeorado, y a pesar de haber realizado advertencias, es claro que han hecho caso omiso.

El ruido molesto está afectando la calidad del descanso de varios de nosotros, por lo que la intención de esta reunión no es otra que encontrar una solución a este problema, para mejorar nuestra calidad de vida.

Propongo que la reunión se haga en (indicar lugar), a la hora de (indicar hora), específicamente en la fecha (indicar fecha).

Espero su confirmación,

(Medios de contacto)

¿Cuándo se debe realizar una convocatoria para una reunión en la comunidad  de vecinos?

  • Debe celebrarse una reunión  al menos  una vez al año obligatoriamente, para rendir cuentas de todo lo que se realizó durante el año (cierre contable), votar por una nueva junta o renovar la actual.
  • Cuando existe un gasto extraordinario que requiera la aprobación de la mayoría de los propietarios. (daño del ascensor, bombas de agua  u otra emergencia).
  • Cuando la mayoría de los propietarios la exija para tratar un asunto específico y urgente (como propietarios que estén violando las normativas de la comunidad ejemplo: ruido excesivo después de cierta hora, mudanzas que dañen el ascensor, animales que hagan sus necesidades en el jardín).

Aspectos a considerar para la reunión

  1. Las convocatorias tendrán que ser entregadas con tiempo en cada uno de los apartamentos/ locales,  y debe llevarse un control de entrega, en caso de no poder entregar alguna convocatoria, hay que llamar por teléfono al propietario. Asimismo, se colocara una de las convocatorias en  la cartelera de eventos y avisos.
  2. Se anexara la lista de propietarios morosos, ya que en estos casos muchas veces se les permite la asistencia, más no la votación en las decisiones.
  3. En el caso de que asista una persona autorizada, es preciso que lleve la respectiva autorización de parte del propietario.
  4. En situaciones problemáticas como enfrentamientos entre vecinos, siempre es importante hablar con cada uno de estos antes de la junta, para suavizar la situación. No está de más  incluso tener a alguna presencia policial en caso de que la situación se escape de las manos.
  5. Los problemas y disputas entre particulares quedaran fuera de estas juntas, ellos tendrán que resolver la situación de manera privada, sólo se intervendrá si la situación afecta a más de un propietario o a la comunidad en general.
  6. La junta será clara y objetiva, tratar sólo los asuntos que están en  la convocatoria, y no divagar entre problemas, puesto que se extiende sin necesidad la reunión y muchas veces los propietarios se retiran antes, o están muy cansados  para tomar decisiones objetivas.
  7. Es muy importante que la persona que va a dirigir la reunión cuente con experiencia en  este aspecto, incluso puede ser una persona imparcial  como el administrador, o un abogado en caso de tratar temas delicados y legales.

Asistir a las reuniones de vecinos es un derecho y un deber, así como estar al día con el pago de las cuotas de la comunidad, llevarse bien con los vecinos, cuidar y proteger las áreas comunes y mantener una comunicación abierta y cordial con la junta de vecinos.

Podrás encontrar instrucciones en nuestra sección de preguntas frecuentes incluyendo un video que muestra como es el proceso de descarga y edición de cualquiera de nuestras plantillas, que cabe destacar son de uso libre y gratuito bajo Creative Commons License Attribution International para mayor información consulte nuestra licencia.