La industria hotelera nos ofrece diversos servicios, siendo el de hospedaje uno de los más solicitados, sin embargo, en ocasiones nos encontramos con la mala noticia de que ya no hay espacio disponible, es por eso que resulta conveniente anticiparse y remitir una carta de reservación de hotel.
Pero, es necesario que tengas en cuenta diversos factores antes de comenzar a hacer el escrito, a fin de que el mismo consiga el resultado deseado. Y, en pro de ello, te dejaremos varios tipos de cartas de reservación de hotel:
Modelo de carta de reservación de hotel para una persona
(Cintillo de la empresa solicitante)
______________ (Nombre de la empresa solicitante)
______________ (Nº de identificación fiscal)
______________ (Dirección fiscal)
______________ (Datos de contacto)
Atención: Departamento de reservación del Hotel ______________ (nombre del hotel)
Solicitud de reserva
Estimados ante todo reciban un cordial saludo, por medio del presente yo, ______________ (nombre y apellido del remitente), en mi carácter de ______________ (cargo que desempeña), les hago la solicitud formal de una reserva para ______________ (nombre y apellido del huésped) quien pertenece a nuestra organización.
Es importante señalar que el período de la reservación cubrirá los días del __/__/____ al __/__/____. Asimismo, requerimos una habitación individual con todas las comodidades y fuentes de entretenimiento, y la inclusión del menú alimenticio completo y las respectivas meriendas.
Como siempre contamos con ustedes. Y quedamos a la espera del presupuesto formal, a fin de ir tramitando el proceso administrativo.
Sin más a que hacer referencia, me despido. En ______________ (ciudad), a los __ (días) del mes de ______________ del año ____.
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Nombre y apellido del remitente
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Nº de identificación legal
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Cargo
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Firma y sello
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Número telefónico
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Correo electrónico
Ejemplo de carta de reservación de hotel para un matrimonio
______________ (ciudad), ______________ (país)
__/__/____ (día, mes y año)
Hotel ______________
Solicitud de reserva de habitación matrimonial
Saludos cordiales, mi nombre es ______________ (nombre y apellido del solicitante), portador del documento de identidad Nº ______________, y me sirvo de este medio a fin de solicitar la reservación de una suite matrimonial desde el día __/__/____ y hasta el __/__/____.
Aunado a ello, les indico que iré con mi esposa ______________ (nombre y apellido de la persona), portadora del documento de identidad Nº ______________, y que queremos disfrutar de todas las áreas del hotel y disponer de los servicios alimenticios directos a la habitación.
Esperamos contar con ustedes, sin más a que hacer referencia,
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Nombre y apellido del solicitante
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Nº de identificación legal
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Firma
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Número telefónico
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Correo electrónico
Plantilla de carta de reservación de hotel para una familia
__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
______________ – ______________ (capital-estado)
Petición de reserva
Por medio del presente yo, ______________ (nombre y apellido del solicitante), titular del documento de identidad Nº ______________, les envío esta carta con el objeto de solicitarles que sea reservada una habitación familiar a mi nombre.
Es importante señalar que la fecha de la estadía será desde el __/__/____ al __/__/____, y seremos un total de 4 personas, conformados por mi esposa, mis dos hijos (4 y 6 años) y mi persona, a continuación sus datos:
- ______________ (nombre y apellido), ______________ (número de documento de identidad)
- ______________ (nombre y apellido), ______________ (número de documento de identidad)
Por otro lado, les indico que también vamos a consumir en el restaurante del hotel, y quisiéramos contar con una suite con jacuzzi y al menos dos televisores.
Sin más que agregar, quedo a la espera de la respuesta,
______________
Nombre y apellido del solicitante
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Nº de identificación
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Firma
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Número telefónico
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Correo electrónico
Carta para reservación en hotel en temporada alta
(País, ciudad y fecha completa)
(Nombre del hotel a hospedarse)
Asunto: reservación de habitación de hotel
Un saludo a quien me lee,
A través de esta carta me gustaría hacer oficial la reservación de una habitación de hotel para (indicar cantidad de personas), en la fecha (colocar fecha de entrada y salida del hotel), y me anticipo con meses pues se que en tales fechas es la temporada alta para hacer turismo.
Mi intención es reservar desde este momento para tener un lugar asegurado al cual llegar junto con mis acompañantes, y evitar cualquier tipo de inconveniente con respecto a la falta de habitaciones precisamente por la demanda que hay en tales momentos.
Para tener la seguridad de que la habitación quedara reservada a mi nombre, que es (colocar nombre completo), seria pertinente que me envíen una constancia de tal reservación para las fechas antes indicadas, por algo que estaré muy agradecido.
Atentamente,
Ejemplo de carta simple para reservar en hotel
(País, ciudad y fecha completa)
(Nombre del hotel a hospedarse)
Saludos,
Mi nombre es (indicar nombre), y estoy interesado en hacer una reservación en su hotel para las fechas desde (indicar fecha de llegada) hasta (indicar fecha de salida).
Esta reservación la hago con tanto tiempo de anticipación, pues se que su hotel es ampliamente demandado, y me gustaría vivir la experiencia de quedarme en una de sus habitaciones para (cantidad de personas).
Estaré esperando su contacto para confirmar la reservación, y de esta manera, poder contar con ella para cuando den inicio las fechas antes especificadas. Gracias.
Se despide,
(Nombre completo)
(Número de teléfono)
(Correo electrónico)
¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de reservación de hotel?
Estas cartas son muy sencillas de redactar, y con estos modelos que te hemos mostrado tan solo tienes que hacer ciertas modificaciones, de acuerdo a las especificidades de tu solicitud. Asimismo, es aconsejable que siempre incluyas estos puntos:
- Lugar. Se refiere al sitio desde donde redactas el escrito, es decir, la ubicación geográfica, esta puede ser muy general o algo específica.
- Fecha de envío. Es el día de la expedición de la carta, también se tiene que indicar el mes y el año en curso.
- Datos del destinatario. Son los datos del hotel al que se enviará el documento. Si cuentas con la información del departamento específico, o de la persona de contacto, es conveniente que lo menciones.
- Datos del remitente. Consta de tus datos personales y aquellos mediante los cuales te puedan contactar. Aunado a ello, si vas a ir con otros huéspedes, es propicio que los identifiques.
- Introducción. Se basa en un resumen de la solicitud.
- Contenido. Aquí se desarrolla el escrito con mayor profundidad, indicándose el período exacto, los requerimientos, etc.
- Cierre. Este apartado se compone de una despedida breve y cordial.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
Si quieres darle un toque más profundo a tu escrito te invitamos a que tomes en cuenta estos aspectos:
Claridad
Intenta hacer textos simples en donde se comprenda claramente lo que quieres, así evitarás que la reserva se realice de forma errónea.
Incluye los datos
Es muy conveniente que especifiques cuáles son todos los huéspedes, de esa manera estarás seguro de que serán recibidos sin problema alguno.
Puntualiza tus requerimientos
Si piensas solicitar servicios o atenciones adicionales, entonces es el momento indicado para que lo dejes en claro, poniendo en sobre aviso al personal de logística del hotel.