Cuando nos dedicamos a comercializar algún producto, o a prestar determinado servicio, debemos ser recompensados económicamente por los mismos, de acuerdo al valor previamente pautado entre ambas partes. Pero hay casos en los que los deudores no cancelan a tiempo, y es allí cuando una carta de solicitud de pago se torna importante, representando un medio eficaz para recibir la contraprestación.
Sin embargo, hay que tener mucha táctica al hacer este escrito, ya que la idea es que el deudor no se sienta amenazado. Y a raíz de ello te tenemos varios tipos de cartas de requerimiento de pago:
Modelo de carta de requerimiento de pago de una persona natural a otra persona natural
Fecha: día __ mes ______ año ____
Lugar: país ______________, estado/provincia ______________
Dirigido a: Sr. (a) ______________
Remitente: Sr. ______________
Notificación de cobro
Reciba un saludo fraternal estimado ______________ (nombre y apellido del deudor), por medio del presente me veo en la necesidad de solicitarle la cancelación de la deuda que hoy presenta con mi persona ______________ (nombre y apellido), en relación al servicio que le presté en fecha __/__/____, correspondiente a ______________ (describir el servicio).
Es importante señalar que adjunto encontrará la nota de entrega Nº __ de fecha __/__/____, por un monto de ______________, la cual fue recibida por usted en señal de conformidad, y que además establece un lapso de pago no mayor a los 3 días hábiles, el cual ya ha vencido hace más de 1 semana.
Sin más, agradezco la pronta atención a mi caso,
____________________
Nombre y apellido
___________________
Nº de documento de identidad
___________________
Firma
___________________
Número telefónico
___________________
Dirección
Ejemplo de carta de requerimiento de pago de una persona natural a una persona jurídica
Señores ______________ (nombre de la empresa deudora)
Atención: ______________ (nombre y apellido de la persona contacto en la empresa deudora)
Asunto: solicitud de pago
Por medio del presente escrito solicito su más gentil colaboración, a fin de que me sea cancelado el pedido Nº __, que fue entregado a su empresa en fecha __/__/____, y que consta de ______________ (indicar los bienes suministrados).
El monto total de la deuda asciende a los ______________ (colocar la cantidad exacta), y fueron aceptados por ustedes a través de la Factura Nº ____ de fecha __/__/____. Es importante señalar que, tal como lo establece el contrato (u orden de compra), en su numeral __, la forma de pago es de crédito a 5 días, los cuales ya pasaron.
Sin más, me despido y quedo atento. En ______________(ciudad), a los __ (día) del mes de ______________ del año ____.
______________
Nombre y apellido
______________
Firma
______________
Número de identificación
______________
Número telefónico
Plantilla de carta de requerimiento de pago de una empresa a otra empresa
(Membrete de la empresa que cobra)
Dirigida a: ______________ (nombre de la empresa deudora)
Solicitud de cancelación por honorarios
Estimados ______________ (nombre de la empresa deudora) reciban un saludo caluroso, por medio de esta carta yo ______________(nombre y apellido del representante de la empresa que cobra) en desempeño de mi cargo como ______________, solicito que sea cancelado el monto de ______________, por concepto de ______________.
Dicha solicitud está amparada en el contrato legal Nº __, suscrito por ambas partes en fecha __/__/____. Aunado a ello, hago entrega de copia de la nota de entrega y la factura que fueron recibidas por el departamento de tesorería de su empresa, en fecha __/__/____.
Sin más a que referirme, me despido,
______________
Nombre y apellido
______________
Firma
______________
Cargo
______________
Sello de la institución
______________
Número telefónico institucional
______________
Correo electrónico institucional
______________
Dirección de la institución
Ejemplo de carta de requerimiento de pago de persona natural por sus servicios
Nombre de la empresa _ _ _ _ _ _ _ _ _
Fecha, ciudad, país _ _ _ _ _ _ _ _ _
Ante todo, un saludo cordial,
Mi nombre es _ _ _ _ _ _ _ _ _, y tal como sabrán en la fecha de _ _ _ _ _ _ _ _ _ les he prestado mis servicios de _ _ _ _ _ _ _ _ _, los cuales no han sido cancelados.
Les recuerdo que el precio por tal servicio es de _ _ _ _ _ _ _ _ _, y tras hacerles recordatorios informales para que sea cancelado el mismo, y no obtener respuesta, les hago llegar esta carta formalmente.
De no cancelarse la deuda indicada antes de la fecha de _ _ _ _ _ _ _ _ _, me veré en la obligación de tomar medidas legales.
Mi interés es solventar el asunto entre las partes, ya que nos evitaría problemas, disgustos, inconvenientes y relacionados.
Atentamente,
Nombre _ _ _ _ _ _ _ _ _
Contacto _ _ _ _ _ _ _ _ _
¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de requerimiento de pago?
Cuando se trata de cobrar una deuda debemos ser bastante contundentes y claros, pero con una redacción apropiada, inteligente y respetuosa. La estructura en sí puede variar, en base al tipo de persona que seas (jurídica o natural) así como la de tu deudor, sin embargo, es conveniente que siempre se incluyan estos datos:
- Fecha y Lugar de expedición. Es el día, mes, año y lugar en que ha sido redactada la carta.
- Destinatario. En este campo se describe el nombre del deudor, ya sea un individuo o una empresa. También se recomienda especificar la persona contacto, o aquél que se encarga de llevar los casos de cuentas por pagar.
- Datos del remitente. Se trata de tus datos básicos, como el nombre, apellido, firma, número de identificación legal, número de teléfono, correo electrónico y dirección. En los casos en que pertenezcas a una empresa es necesario que coloques el cargo que ocupas y el sello institucional.
- Introducción. Se indica brevemente de qué se trata el escrito, y otros datos puntuales.
- Contenido. Puedes utilizar este espacio para detallar el servicio o bien que fue suministrado, y avalar tu solicitud con el número de contacto, acta de entrega o la factura.
- Cierre. Es una despedida respetuosa pero con la solicitud de una respuesta pronta.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
Si quieres que tu carta sea completa y tenga mayores probabilidades de éxito, sería ideal que incluyeras estos aspectos en la misma:
Antelación
No esperes que pase el tiempo para solicitar lo que por derecho te corresponde, mientras más te tardes en pedir tu pago menos urgencia denotarán, y por ende pueden tardar más en cancelarte.
Bases legales
Toda venta o prestación de servicio debería estar amparada mediante un documento legal, no dudes en colocar el fragmento que te respalda en cuanto a la forma de pago, ello hará más presión en tus deudores.
Se puntual
Este tipo de documentos tienen que ser breves y concisos, no te pierdas en detalles innecesarios. La idea es que quede claro que el único objetivo es el cobro.
Buena ortografía
Cuida los detalles de la redacción, causar una buena impresión en los que leerán la carta te dará mejor reputación.
Se respetuoso
No pierdas tus clientes, quizá este atraso fue un caso fortuito, así que procura escribir con mucha educación y respeto.
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