Cuando se gestiona el traslado de determinado tipo de carga, es indispensable dotar a los transportistas de documentos que contengan las respectivas descripciones, en vista que las mismas pueden ser solicitadas por funcionarios de seguridad. Y en razón a ello lo ideal es hacer una carta de porte.
Asimismo, se debe manejar una estructura clara, y una redacción óptima, que logren transmitir el mensaje rápidamente. Pero no te preocupes, ya que ahora mismo te mostraremos 3 tipos de cartas de porte:
Modelo de carta de porte de mercancía
(Cintillo de la empresa emisora)
______________ (ciudad)
__/__/____ (día, mes y año)
______________ (nombre de la empresa emisora)
______________ (número de identificación fiscal)
A todo el que pueda interesar.-
Carta de Porte Nº ____
Por medio del presente yo ______________ (nombre y apellido del presidente de la empresa emisora), como representante legal de la empresa ______________ (nombre de la empresa), doy fe de que el día de hoy __/__/____ se está haciendo el traslado de mercancía, de acuerdo al permiso adjunto.
Es importante señalar que el contenedor consta de los artículos que procederemos a indicar a continuación:
- ______________ (descripción del producto), __ cantidades.
- ______________ (descripción del producto), __ cantidades.
Asimismo, ratifico que nuestro chófer es el señor ______________ (nombre y apellido), titular del documento de identidad Nº ______________. Siendo el punto de entrega ______________ (indicar dirección).
Se anexan las certificaciones, facturas y constancia laboral.
Sin más que agregar,
____________________
Nombre y apellido del representante legal
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Nº de identificación legal
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Cargo
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Firma y sello
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Número telefónico
___________________
Correo electrónico
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Dirección de la empresa
Ejemplo de carta de porte de documentación
(Plantilla de la empresa remitente)
__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
_____________ (ciudad), ______________ (estado o distrito)
______________ (país)
Documento de porte
En nombre de la empresa ______________, inscrita bajo el número fiscal ______________, autorizamos al ciudadano ______________ (nombre y apellido del portador), titular del documento de identidad Nº ______________, al traslado de la documentación interna de nuestra organización.
Es importante señalar que la documentación anteriormente señalada ha sido resguardada en un total de __ cajas, y que contiene exclusivamente datos contables. Aunado a ello, aclaramos que el objetivo es incorporarlos al archivo general.
Asimismo, el traslado se realizará el día __/__/____ en horas de la mañana, desde ______________ (indicar dirección de origen) hasta ______________ (indicar dirección de entrega).
Adjunto podrá visualizar el permiso de porte y la documentación legal de la empresa y del chófer.
A sus órdenes, me despido,
____________________
Nombre y apellido del remitente
___________________
Cargo
____________________
Nº de identificación legal
___________________
Firma
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Número telefónico
___________________
Correo electrónico
___________________
Dirección
Plantilla de carta de porte alimentos
(Encabezado de la empresa remitente)
______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)
______________ (nombre de la empresa emisora)
______________ (número de identificación legal)
Presente.-
Carta de porte de alimentos
Estimados todos, por medio de este escrito yo ______________ (nombre y apellido del encargado de la empresa), como presidente de la empresa ______________, hago constar que el día __/__/____ se estará haciendo el traslado de alimentos.
Es importante señalar que somos una empresa de catering, razón por la cual requerimos el traslado constante de variados tipos de alimentos. En este caso las cestas constan de:
- __ (cantidad) kilogramos de ______________ (especificar el alimento).
- __ (cantidad) paquetes de ______________ (especificar el alimento).
Por otro lado, queremos dejar constancia de que el transportista encargado es nuestro chófer, el señor ______________ (nombre y apellido), titular del documento de identidad Nº ______________.
Anexo hallará los permisos y registros, así como de las certificaciones laborales del chófer y los caleteros.
Sin más que agregar, quedo a su disposición,
______________
Nombre y apellido del remitente
______________
Cargo
______________
Nº de identificación
______________
Firma
______________
Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección de habitación
¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de porte?
En primera instancia debes mantener una estructura idónea, para ello puedes hacer uso de cualquiera de los modelos que te enseñamos anteriormente, e incluirles las modificaciones que consideres necesarias. Asimismo, te aconsejamos que siempre hagas mención de estos puntos:
- Lugar. Consta del país, estado, ciudad, parroquia, o cualquier otro dato geográfico, a cerca del lugar en donde se redacta la carta.
- Fecha de envío. Se refiere al año, al mes y al día exacto en que se envía el escrito.
- Datos del destinatario. Se trata de la identificación de la persona que recibirá el documento, puede ser natural, jurídica o ambas.
- Datos del remitente. Incluye los datos del remitente, tales como su apellido, nombre, correo electrónico, número telefónico, dirección, entre otros.
- Asunto. Es algo parecido a un título, muy breve e identificativo de la situación.
- Introducción. Aquí se hace un resumen del tema u objetivo.
- Contenido. Es una explicación más condensada de lo que se quiere hacer saber.
- Cierre. Se trata del final del documento, es una despedida corta y sutil.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
A continuación te señalaremos algunos factores que podrían hacer que tu carta sea más eficaz:
Se educado
Ten presente que no sabes realmente a manos de quien vaya a llegar tu carta, por ende, se muy sutil y conserva una redacción educada y amena.
Aclara
Coloca todos aquellos puntos que sean vitales para aclarar tu caso. Como por ejemplo la dirección de origen y destino, el tipo de mercancía o carga, entre otros.
Agrega soportes
La mayoría de los funcionarios de seguridad basan su trabajo en cuanto a hechos tangibles, es por ello que se sugiere anexar todos aquellos documentos que soporten el escrito.
