Siempre es conveniente constatar que los procesos que se vienen dando en determinada empresa cumplan con la normativa legal a que hubiera lugar. Y en esos casos es ideal que se remita el mensaje a través de una carta de auditoría.
Sin embargo, la redacción de estos escritos debe ser muy profesional y se tienen que incluir puntos claves que expliquen los hechos. Es por ello que te mostraremos 3 tipos de cartas de auditoría:
Modelo de carta de auditoría para inspección de instalaciones
(Cintillo de la empresa auditora)
______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)
______________ (nombre de la empresa auditora)
______________ (número de identificación fiscal)
Departamento de: ______________ (nombre del departamento encargado)
______________ (nombre de la empresa a auditar)
______________ (número de identificación fiscal)
Notificación de inspección Nº ____
Cordial saludo estimados directivos de la empresa _____________ (nombre de la empresa a auditar), por medio del presente yo ______________ (nombre y apellido del auditor), como auditor encargado de la empresa ______________ (nombre de la empresa auditora), les comunico que procederemos a realizar una inspección a sus instalaciones el día __/__/____.
Es importante señalar que dicha inspección se ejecutará en cumplimiento con el Reglamento Nº ____, de acuerdo a lo indicado en el artículo Nº __, literal __.
El objetivo es velar porque las áreas dispongan de todos los requerimientos para llevar a cabo la manipulación de alimentos, según lo establecido en la Ley de ______________, artículos __ y __.
Sin más que agregar,
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Nombre y apellido del auditor
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Nº de identificación legal
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Cargo
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Firma y sello
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Número telefónico
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Correo electrónico
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Dirección de la empresa
Ejemplo de carta de auditoría para análisis de datos
(Plantilla de la empresa remitente)
__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
_____________ (ciudad), ______________ (estado o distrito)
Atención: ______________ (nombre y apellido del presidente de la empresa a auditar)
Auditoría de datos
Estimado ______________ (nombre y apellido del auditado), mi nombre es ______________ (nombre y apellido del auditor), auditor principal de la empresa ______________. Esta carta es en razón a comunicarle que requerimos realizar una auditoría a nivel contable, la cual tiene fecha pautada para el __/__/____.
Quememos hacer de su conocimiento que necesitaremos todos los datos (físicos y digitales) que contengan actividades administrativas y contables, en el período comprendido del __/__/____ al __/__/____.
Aunado a ello, solicitamos que nos adecue un espacio para nuestros analistas, quienes estiman realizar la auditoría en un plazo aproximado de __ días.
A sus órdenes, me despido,
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Nombre y apellido del remitente
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Cargo
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Nº de identificación legal
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Firma
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Número telefónico
___________________
Correo electrónico
___________________
Dirección
Plantilla de carta de auditoría para la entrega de resultados
______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)
Para:
______________ (nombre de la persona encargada)
______________ (número de identificación legal)
______________ (cargo)
Resultados de la auditoría Nº ____
Estimado señor ______________ (nombre y apellido del auditado) reciba nuestros saludos, el presente documento es para remitirle los resultados obtenidos en la auditoría Nº ____, realizada a su empresa en fecha __/__/____.
Es importante señalar que se hallaron supuestos que deben ser estudiados a profundidad, a fin de que se determinen posibles sanciones administrativas, lo cual se le estará comunicando en un plazo máximo de __ días hábiles.
En el sobre anexo podrá encontrar un dispositivo digital extraíble con todos los archivos inherentes a esta auditoría. Para cualquier duda o mensaje por favor haga contacto directo con mi persona.
Sin más que agregar, quedo a su disposición,
______________
Nombre y apellido del remitente
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Cargo
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Nº de identificación
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Firma
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Número telefónico
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Correo electrónico
______________
Dirección de habitación
¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de auditoría?
Estas cartas son un poco delicadas pues contienen información confidencial, además de que pueden suponer faltas administrativas. Aunado a ello, se sugiere que estos campos permanezcan presentes:
- Lugar. Consta de la especificación del sitio en donde haz hecho la redacción.
- Fecha de envío. Se refiere al año, el mes y el día de expedición de la carta.
- Datos del destinatario. Se trata de los datos de quien recibirá el escrito, puede que este sea una persona natural o jurídica.
- Datos del remitente. Incluye los datos del emisor o quien ha redactado la carta, es común que se indique el nombre y apellido, número telefónico, dirección y correo electrónico, por ejemplo.
- Asunto. Es un título conciso del tema del escrito.
- Introducción. Aquí va un resumen de la solicitud o del objetivo del documento.
- Contenido. Se basa en una explicación más sustancial de lo que se quiere hacer saber.
- Cierre. Es una breve despedida, en algunos casos con una solicitud de respuesta.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
He aquí algunos otros aspectos de relevancia para ser incluidos a lo largo de tu escrito:
Se claro
Es vital que este tipo de cartas no deje cabida a las malinterpretaciones u omisiones. Caso contrario, hay que ser bastante explícitos, concisos y claros.
Bases legales
Explica las razones o fundamentos legales que te llevan a realizar el procedimiento en cuestión, ello aportará credibilidad.
Soportes
Adjunta todos aquellos soportes que dispongas, a fin de complementar tu carta.
Buena ortografía
Estos documentos deben ser intachables, dado que se asocian al ámbito legal e incluso pueden elevarse a lo judicial.
