Siempre es conveniente constatar que los procesos que se vienen dando en determinada empresa cumplan con la normativa legal a que hubiera lugar. Y en esos casos es ideal que se remita el mensaje a través de una carta de auditoría.
Sin embargo, la redacción de estos escritos debe ser muy profesional y se tienen que incluir puntos claves que expliquen los hechos. Es por ello que te mostraremos estos tipos de cartas de auditoría:
Modelo de carta de auditoría para inspección de instalaciones
(Cintillo de la empresa auditora)
______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)
______________ (nombre de la empresa auditora)
______________ (número de identificación fiscal)
Departamento de: ______________ (nombre del departamento encargado)
______________ (nombre de la empresa a auditar)
______________ (número de identificación fiscal)
Notificación de inspección Nº ____
Cordial saludo estimados directivos de la empresa _____________ (nombre de la empresa a auditar), por medio del presente yo ______________ (nombre y apellido del auditor), como auditor encargado de la empresa ______________ (nombre de la empresa auditora), les comunico que procederemos a realizar una inspección a sus instalaciones el día __/__/____.
Es importante señalar que dicha inspección se ejecutará en cumplimiento con el Reglamento Nº ____, de acuerdo a lo indicado en el artículo Nº __, literal __.
El objetivo es velar porque las áreas dispongan de todos los requerimientos para llevar a cabo la manipulación de alimentos, según lo establecido en la Ley de ______________, artículos __ y __.
Sin más que agregar,
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Nombre y apellido del auditor
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Nº de identificación legal
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Cargo
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Firma y sello
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Número telefónico
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Correo electrónico
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Dirección de la empresa
Ejemplo de carta de auditoría para análisis de datos
(Plantilla de la empresa remitente)
__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)
_____________ (ciudad), ______________ (estado o distrito)
Atención: ______________ (nombre y apellido del presidente de la empresa a auditar)
Auditoría de datos
Estimado ______________ (nombre y apellido del auditado), mi nombre es ______________ (nombre y apellido del auditor), auditor principal de la empresa ______________. Esta carta es en razón a comunicarle que requerimos realizar una auditoría a nivel contable, la cual tiene fecha pautada para el __/__/____.
Quememos hacer de su conocimiento que necesitaremos todos los datos (físicos y digitales) que contengan actividades administrativas y contables, en el período comprendido del __/__/____ al __/__/____.
Aunado a ello, solicitamos que nos adecue un espacio para nuestros analistas, quienes estiman realizar la auditoría en un plazo aproximado de __ días.
A sus órdenes, me despido,
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Nombre y apellido del remitente
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Cargo
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Nº de identificación legal
___________________
Firma
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Número telefónico
___________________
Correo electrónico
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Dirección
Plantilla de carta de auditoría para la entrega de resultados
______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)
Para:
______________ (nombre de la persona encargada)
______________ (número de identificación legal)
______________ (cargo)
Resultados de la auditoría Nº ____
Estimado señor ______________ (nombre y apellido del auditado) reciba nuestros saludos, el presente documento es para remitirle los resultados obtenidos en la auditoría Nº ____, realizada a su empresa en fecha __/__/____.
Es importante señalar que se hallaron supuestos que deben ser estudiados a profundidad, a fin de que se determinen posibles sanciones administrativas, lo cual se le estará comunicando en un plazo máximo de __ días hábiles.
En el sobre anexo podrá encontrar un dispositivo digital extraíble con todos los archivos inherentes a esta auditoría. Para cualquier duda o mensaje por favor haga contacto directo con mi persona.
Sin más que agregar, quedo a su disposición,
______________
Nombre y apellido del remitente
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Cargo
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Nº de identificación
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Firma
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Número telefónico
______________
Correo electrónico
______________
Dirección de habitación
Carta de auditoria para empresa
(Membrete de la empresa)
Estimados,
Con el presente documento le comunicamos que en los próximos días estaremos realizando una auditoria de su empresa. Este es un preaviso que corresponde con los parámetros de la ley, por lo que debe estar presente usted o encargados de la misma para el momento en que llevemos a cabo este importante proceso.
Es indispensable tener todos los documentos de la empresa a la mano para que este proceso sea mucho más ágil y sin contratiempos para las partes.
Además, se le recomienda gentilmente resolver pendientes para poder así obtener los mejores resultados de dicha auditoría.
Atentamente,
(Nombre de quien escribe)
(Número de teléfono)
(Correo electrónico)
Plantilla genérica para notificar de auditoria
(Membrete de la empresa)
(Fecha completa, ciudad, país)
Un saludo cordial,
Esta carta pretende informar por las normas legales que corresponden, sobre la auditoría que será realizada en su empresa para comprobar que la contabilidad de la misma concuerda con los informes brindados por su parte.
Del mismo modo sepa que durante la auditoria estaremos observando ciertas irregularidades que han sido notificadas como un problema.
Por cuestiones de confidencialidad no podemos indicar exactamente la fecha en la que asistiremos, pero cumplimos con notificar que próximamente estaremos yendo a sus instalaciones para cumplir con nuestras labores.
Atentamente,
(Nombre y apellido)
(Cargo en la empresa)
(Medios de contacto)
¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de auditoría?
Estas cartas son un poco delicadas pues contienen información confidencial, además de que pueden suponer faltas administrativas. Aunado a ello, se sugiere que estos campos permanezcan presentes:
- Lugar. Consta de la especificación del sitio en donde haz hecho la redacción.
- Fecha de envío. Se refiere al año, el mes y el día de expedición de la carta.
- Datos del destinatario. Se trata de los datos de quien recibirá el escrito, puede que este sea una persona natural o jurídica.
- Datos del remitente. Incluye los datos del emisor o quien ha redactado la carta, es común que se indique el nombre y apellido, número telefónico, dirección y correo electrónico, por ejemplo.
- Asunto. Es un título conciso del tema del escrito.
- Introducción. Aquí va un resumen de la solicitud o del objetivo del documento.
- Contenido. Se basa en una explicación más sustancial de lo que se quiere hacer saber.
- Cierre. Es una breve despedida, en algunos casos con una solicitud de respuesta.
Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta
He aquí algunos otros aspectos de relevancia para ser incluidos a lo largo de tu escrito:
Se claro
Es vital que este tipo de cartas no deje cabida a las malinterpretaciones u omisiones. Caso contrario, hay que ser bastante explícitos, concisos y claros.
Bases legales
Explica las razones o fundamentos legales que te llevan a realizar el procedimiento en cuestión, ello aportará credibilidad.
Soportes
Adjunta todos aquellos soportes que dispongas, a fin de complementar tu carta.
Buena ortografía
Estos documentos deben ser intachables, dado que se asocian al ámbito legal e incluso pueden elevarse a lo judicial.
