Modelos de carta de auditoría

Siempre es conveniente constatar que los procesos que se vienen dando en determinada empresa cumplan con la normativa legal a que hubiera lugar. Y en esos casos es ideal que se remita el mensaje a través de una carta de auditoría.

Sin embargo, la redacción de estos escritos debe ser muy profesional y se tienen que incluir puntos claves que expliquen los hechos. Es por ello que te mostraremos 3 tipos de cartas de auditoría:

Modelo de carta de auditoría para inspección de instalaciones

(Cintillo de la empresa auditora)

______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)

______________ (nombre de la empresa auditora)

______________ (número de identificación fiscal)

Departamento de: ______________ (nombre del departamento encargado)

______________ (nombre de la empresa a auditar)

______________ (número de identificación fiscal)

Notificación de inspección Nº ____

Cordial saludo estimados directivos de la empresa _____________ (nombre de la empresa a auditar), por medio del presente yo ______________ (nombre y apellido del auditor), como auditor encargado de la empresa ______________ (nombre de la empresa auditora), les comunico que procederemos a realizar una inspección a sus instalaciones el día  __/__/____.

Es importante señalar que dicha inspección se ejecutará en cumplimiento con el Reglamento Nº ____, de acuerdo a lo indicado en el artículo Nº __, literal __.

El objetivo es velar porque las áreas dispongan de todos los requerimientos para llevar a cabo la manipulación de alimentos, según lo establecido en la Ley de ______________, artículos __ y __.

Sin más que agregar, 

____________________

Nombre y apellido del auditor

____________________

Nº de identificación legal

____________________

Cargo

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Firma y sello

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Número telefónico

___________________

Correo electrónico

___________________

Dirección de la empresa

Ejemplo de carta de auditoría para análisis de datos

(Plantilla de la empresa remitente)

__ (día) de ______________ (mes) de ____ (año)

_____________ (ciudad), ______________ (estado o distrito)

Atención: ______________ (nombre y apellido del presidente de la empresa a auditar)

Auditoría de datos

Estimado ______________ (nombre y apellido del auditado), mi nombre es ______________ (nombre y apellido del auditor), auditor principal de la empresa ______________. Esta carta es en razón a comunicarle que requerimos realizar una auditoría a nivel contable, la cual tiene fecha pautada para el __/__/____.

Quememos hacer de su conocimiento que necesitaremos todos los datos (físicos y digitales) que contengan actividades administrativas y contables, en el período comprendido del __/__/____ al __/__/____.

Aunado a ello, solicitamos que nos adecue un espacio para nuestros analistas, quienes estiman realizar la auditoría en un plazo aproximado de __ días.

A sus órdenes, me despido,

____________________

Nombre y apellido del remitente

___________________

Cargo

____________________

Nº de identificación legal

___________________

Firma

____________________

Número telefónico

___________________

Correo electrónico

___________________

Dirección

Plantilla de carta de auditoría para la entrega de resultados

______________ (ciudad), __/__/____ (día, mes y año)

Para:

______________ (nombre de la persona encargada)

______________ (número de identificación legal)

______________ (cargo)

Resultados de la auditoría Nº ____

Estimado señor ______________ (nombre y apellido del auditado) reciba nuestros saludos, el presente documento es para remitirle los resultados obtenidos en la auditoría Nº ____, realizada a su empresa en fecha __/__/____.

Es importante señalar que se hallaron supuestos que deben ser estudiados a profundidad, a fin de que se determinen posibles sanciones administrativas, lo cual se le estará comunicando en un plazo máximo de __ días hábiles.

En el sobre anexo podrá encontrar un dispositivo digital extraíble con todos los archivos inherentes a esta auditoría. Para cualquier duda o mensaje por favor haga contacto directo con mi persona.

Sin más que agregar, quedo a su disposición,

______________

Nombre y apellido del remitente

______________

Cargo

______________

Nº de identificación

______________

Firma

______________

Número telefónico

______________

Correo electrónico

______________

Dirección de habitación

¿Cómo desarrollar adecuadamente una carta de auditoría?

Estas cartas son un poco delicadas pues contienen información confidencial, además de que pueden suponer faltas administrativas. Aunado a ello, se sugiere que estos campos permanezcan presentes:

  • Lugar. Consta de la especificación del sitio en donde haz hecho la redacción.
  • Fecha de envío. Se refiere al año, el mes y el día de expedición de la carta.
  • Datos del destinatario. Se trata de los datos de quien recibirá el escrito, puede que este sea una persona natural o jurídica.
  • Datos del remitente. Incluye los datos del emisor o quien ha redactado la carta, es común que se indique el nombre y apellido, número telefónico, dirección y correo electrónico, por ejemplo.
  • Asunto. Es un título conciso del tema del escrito.
  • Introducción. Aquí va un resumen de la solicitud o del objetivo del documento.
  • Contenido. Se basa en una explicación más sustancial de lo que se quiere hacer saber.
  • Cierre. Es una breve despedida, en algunos casos con una solicitud de respuesta.

Consideraciones a tener en cuenta para hacer esta carta

He aquí algunos otros aspectos de relevancia para ser incluidos a lo largo de tu escrito:

Se claro

Es vital que este tipo de cartas no deje cabida a las malinterpretaciones u omisiones. Caso contrario, hay que ser bastante explícitos, concisos y claros.

Bases legales

Explica las razones o fundamentos legales que te llevan a realizar el procedimiento en cuestión, ello aportará credibilidad.

Soportes

Adjunta todos aquellos soportes que dispongas, a fin de complementar tu carta.

Buena ortografía

Estos documentos deben ser intachables, dado que se asocian al ámbito legal e incluso pueden elevarse a lo judicial.

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